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ifA-Bau Consult

Organisationshandbuch mit integriertem Risikomanagement in einer Wohnungsbaugesellschaft

Die Situation



Unklare Kompetenzen erschwerten die Arbeit in einer Wohnungsbaugesellschaft. Die Zuständigkeiten und Verantwortungen  waren nicht geklärt. Es kam immer wieder zu Unwirtschaftlichkeiten bzw. wurden Chancen und Potenziale nicht genutzt. Größere Fehlinvestitionen brachten die Gesellschaft an den Rand der Insolvenz.

Die Aufgabe



Anstelle von Stellenbeschreibungen sollte die Organisation einer  prozessorientiert und unter Einbeziehung der Risiken prozessbezogen strukturiert, optimiert und dokumentiert werden. Ziel war es, die Verantwortung innerhalb der Prozesse personenunabhängig den Struktureinheiten zuzuordnen.

Die Vorgehensweise



Zunächst wurden in einem Workshop die Hauptprozesse lokalisiert und durch die Berater mit Hilfe von Interviews die entsprechenden Prozessabläufe als Flussbilder visualisiert. Als Hilfsmittel wurde das MS Office-Programm "Visio" genutzt.

In Workshops mit den Verantwortlichen der Struktureinheiten wurden die Prozesse analysiert, Ablaufoptimierungen diskutiert und eingearbeitet, vorhandene Dokumente z.B. aus dem QM integriert sowie die Risikofaktoren zugeordnet und bewertet.
Die Bewertung der Risiken erfolgte nach einer Matrix "Risikohöhe * Eintrittswahrscheinlichkeit = Risikowert".

Das Ergebnis



Es entstand ein Organisationshandbuch mit der Beschreibung von 24 Hauptprozessen, gegliedert in 8 Bereiche (Gesamtunternehmen, Verwaltung, Personal, Rechnungswesen, usw.). In einer Verantwortungsmatrix wurden die Verantwortlichkeiten dokumentiert (Entscheidungsverantwortung, Ausführungsverantwortung, Mitwirkung). Die in den Prozessen bewerteten Risiken wurden in einer Risikomatrix in übersichtlicher Form den Verantwortungsbereichen zugeordnet.

Besonderer Kundennutzen



Neben der Beschreibung der Prozesse wurden etliche Optimierungspotenziale gefunden und aufgedeckt